Quando uma empresa começa a crescer de forma acelerada, é comum buscar pela otimização dos processos internos e, com isso, surge a necessidade de escolher um Sistema de Gestão Empresarial novo.
Para que esta decisão possa acontecer sem se tornar uma enorme dor de cabeça, é preciso estar atento a alguns pontos. Confira quais são:
Objetivo bem definido para o uso do Sistema
Existem muitos ERPs no mercado e fica muito mais fácil tomar a decisão certa quando você sabe para onde quer ir. Tendo um objetivo bem definido, evita-se perda de tempo avaliando sistemas que não são o que a empresa realmente precisa.
É sempre importante lembrar também que, talvez, seja preciso realizar algumas adaptações no Sistema para que a solução fique exatamente como você precisa. Isso é comum e precisa ser levado em consideração.
Avalie sua empresa e estabeleça o objetivo principal que procura em um sistema de gestão. Antes de tudo, o primeiro quesito a considerar será sempre as necessidades internas do negócio.
Listar as necessidades do negócio
É muito importante você considerar quais as ferramentas mais importantes que o Sistema de Gestão precisa ter para atender as necessidades da sua empresa. Neste momento, é muito importante lembrar de levar em consideração não apenas as urgências atuais, mas também as recorrentes.
O melhor é fazer um bom mapeamento de tudo. Por exemplo, se você atua no comércio B2C e atende um grande volume de clientes, precisará considerar um sistema de gestão que facilite a rotina de vendas. Se gerencia um centro de distribuição, terá de ter uma atenção especial à logística integrada.
Porém, existem ERPs que atendem muito bem quase todas as áreas e estes são sempre as melhores opção. Mesmo que exijam um investimento inicial maior, eles atendem mais necessidades e estarão prontos para acompanhar o crescimento do negócio, evitando custos futuros.
Planejamento e Acompanhamento
A mudança de sistema de gestão, geralmente, é crítica e pode tanto acontecer de forma organizada e ajudar no crescimento, quanto pode ser um passo para a desorganização e o caos. O que influencia no resultado disso é um bom planejamento e o acompanhamento dessa mudança.
Avalie o nível de maturidade do seu pessoal de TI e converse bastante com os especialistas da nova plataforma. Veja se os papeis de cada lado estão bem definidos e se as fases de testes, migração de dados, backup e métricas estão bem ajustadas.
Uma dica muito importante é considerar sempre uma empresa que ofereça Suporte e Consultoria para seus clientes, podendo ajudá-lo sempre em cada fase da implementação e utilização do Sistema de Gestão.
Personalização do Sistema
Como já dissemos, é importante que você tenha a lista de todas as ferramentas que precisa ter funcionando dentro da empresa. Em alguns casos, e isso é extremamente comum, pode ser preciso desenvolver alguma função específica para o seu negócio.
Portanto, quando estiver buscando um sistema de gestão, avalie o quão personalizável ele pode ser. Caso não haja uma boa flexibilidade para que alguns processos sejam alterados, novas funcionalidades acrescentadas ou outras alterações que você possa precisar, pense melhor.
Por mais que a solução pareça ter total aderência ao seu segmento de mercado, existe uma enorme chance de que sua empresa tenha necessidades pontuais que precisam ser atendidas. Caso escolha um sistema de gestão que não oferece margem para esta personalização, ficará insatisfeito com os resultados obtidos.
Assegurar a escalabilidade
Um dos aspectos mais importantes de um Sistema de Gestão é a escalabilidade. Todo empreendedor quer que seu negócio cresça e, por isso, é de extrema importância que a plataforma adotada esteja pronta e consiga acompanhar a expansão da empresa.
Lembre-se de ponderar bastante sobre a relação de custo-benefício. Como já dissemos, um investimento inicial maior em um sistema que se adaptará tranquilamente ao seu crescimento e, principalmente, possibilitará que ele aconteça é muito mais vantajoso do que a dor de cabeça e os custos extras que algum outro pode trazer.
Considerando todos esses pontos de maneira responsável, você aumenta muito as chances de escolher corretamente o sistema de gestão ideal para o seu negócio.
