Seja por inexperiência ou por desconhecimento da área financeira, os erros de fluxo de caixa são comuns em diversas empresas. Isso pode afetar a análise do fluxo de recursos e influenciar em decisões equivocadas.
Confira alguns dos erros mais cometidos:
Ignorar a organização dos lançamentos por categorias
Tanto as entradas quanto as saídas de caixa devem ser bem organizadas por categorias, para que seja possível saber de onde vieram, para onde foram e quando aconteceram. Cada um desses grupos deve ser o mais detalhado possível, já que os rótulos “outras entradas” ou “saídas diversas” não esclarecem nada e podem levar a erros.
Além disso, também é importante que se distinga quais saídas são salários, pró-labore e impostos, por exemplo. Assim, fica mais fácil saber em quais setores os recursos são gastos e permite criar estratégias para redução das despesas. Isso também pode ser aplicado nas entradas: percebendo as maiores rentabilidades, é possível direcionar melhor os investimentos.
Comprar ou investir por impulso
Iniciativas impulsivas dentro da empresa nunca são a melhor forma de tomar decisões e, quase sempre, acabam em prejuízos para o negócio. Todas as ações devem ser planejadas. Se qualquer setor for superdimensionado, faltará investimento para outras necessidades.
Antes de decidir investir em alguma coisa, é essencial analisar o momento da empresa. Geralmente, o ideal é esperar uma oportunidade melhor, pesquisar preços e decidir pelo investimento que realmente possa trazer um retorno que, no mínimo, cubra os gastos.
Misturar contas corporativas e pessoais
Lidar com o caixa da empresa como extensão da conta bancária do presidente ou diretoria é uma péssima prática. É essencial estabelecer um valor fixo de salário / pró-labore e incluí-lo no planejamento, para evitar retiradas repentinas e evitar uma confusão nas entradas e saídas.
Superestimar a previsão
A previsão de ganhos é feita pelo gestor a partir dos dados obtidos. Com eles, é possível projetar o estoque, harmonizar os pagamentos e planejar o crescimento da empresa. Se as informações estiverem erradas ou imprecisas, as previsões também estarão.
Sendo assim, palpites sem bases sólidas e/ou reais, podem levar a estimativas de lucro mais altas do que o negócio pode realmente conquistar e causar grandes danos no caixa da empresa.
Contar com entradas que ainda não aconteceram
Muitos empresários realizam gastos antes do dinheiro entrar, efetivamente, no caixa do negócio. Sendo assim, se surgirem despesas de emergência, acontecer algum atraso, ou qualquer outro imprevisto, o caixa da empresa pode ficar negativo.
Por exemplo, em compras à vista, é possível contar com o dinheiro imediatamente. Porém, quando são parceladas, o valor só entra no vencimento das parcelas. Então, é preciso registrar corretamente cada recebimento para que não haja gastos antecipados.
Não implementar um sistema de gestão empresarial
Há um bom tempo, planilhas não são mais a melhor opção para quem busca organizar o fluxo de caixa, por serem muito vulneráveis a erros e não oferecerem confiança. Por isso, a melhor dica é investir em uma plataforma de gestão empresarial. Ela é a melhor maneira de reduzir, e até eliminar, os erros e confusões.
Com ela, é possível fazer o registro de todas as informações e a gestão de pagamentos e recebimentos, assim como o monitoramento e controle do fluxo financeiro, tudo em um só lugar. Dessa forma, os processos da empresa são automatizados e os dados ficam mais seguros e confiáveis. Com estas rotinas sendo simplificadas, a equipe pode se dedicar a atividades estratégicas. Além disso, esses softwares atuam de forma unificada em todas as áreas do negócio, ajudando significativamente no crescimento da companhia.
Quando a plataforma é em nuvem, possui ainda mais vantagens com relação à segurança e confiabilidade, além do fato do gestor ter acesso a todas informações de qualquer lugar, a qualquer hora.
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