[vc_row][vc_column][vc_column_text]Apresentaremos no post de hoje um resumo do artigo publicado por Jennifer Lonoff Schiff na revista CIO do IDG, no qual são relatados 11 erros comuns no processo de seleção de um sistema de ERP e algumas formas de evitá-los. Confira a matéria.
Atualmente, os executivos que optam por implantar um ERP em suas empresas têm várias opções, desde os sistemas locais até os baseados em nuvem. Assim, a matéria da CIO.com pediu que especialistas em sistemas de ERP identificassem os maiores erros que os executivos cometem ao escolher e implantar um sistema de gestão. Esses especialistas também sugeriram como evitar estes erros.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
1. Não fazer coleta cuidadosa de requisitos
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]“É comum, simplesmente, transformar um negócio existente em um sistema ERP”, afirma Ed Feartherston, vice-presidente e principal arquiteto da Cloud Technology Partners, empresa de consultoria.
“Embora isso seja compreensível do ponto de vista conceitual, você deve dedicar um tempo e fazer um esforço para analisar os processos atuais como parte da coleta de requisitos de ERP. A implementação de um novo sistema ERP é uma excelente oportunidade para identificar, melhorar e redesenhar seus processos de negócios. Automatizar um processo ruim só faz com que um processo ruim seja executado mais rápido”.
Da mesma forma, “muitas empresas não conseguem identificar pontos cruciais de uso de software e mapear processos críticos antes de iniciar a migração para uma nova solução de ERP”, diz Brian Berns, CEO da Knoa Software. “As questões críticas de negócios devem ser identificadas e tratadas antes da implantação, para que os ajustes necessários possam ser feitos nos processos desatualizados, ineficientes e complexos, antes que eles sejam simplesmente movidos para uma nova plataforma”.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
2. Não incluir os usuários finais no processo de tomada de decisão
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]“Ao implementar um sistema ERP, muitas organizações concentram seu tempo e esforço na aprovação de executivos, quando devem envolver os principais funcionários que usarão o sistema”, argumenta Kevin Beasley, CIO da VAI, uma empresa de software de ERP.
“É crucial envolver os funcionários, não apenas da TI, mas de toda a organização, desde finanças, operações, manufatura, estoque etc.”, diz ele. “Engajar as partes interessadas em todas as etapas do processo de tomada de decisões garantirá que todos estejam engajados em encontrar e implementar a solução certa da melhor forma possível”.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
3. Não fazer orçamento adequado de recursos de tecnologia
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]“Muitas vezes, líderes subestimam as despesas envolvidas com uma implementação, que inclui manutenção e o nível de talento necessário para obter o sucesso do projeto”, diz Tim Webb, Diretor de Serviços Corporativos de Tecnologia da Robert Half Technology, fornecedora de recursos de tecnologia. “As organizações estão tentando realizar mais com menos e isso resulta em implementações falhas. Por isso, é necessário reservar um tempo para fazer um orçamento adequado, levando em conta o talento que direciona a implementação, para que, futuramente, a empresa não enfrente problemas ou surpresas”.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
4. Não considerar os prós e contras do ERP local versus o ERP baseado em nuvem
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Antes de decidir entre uma solução de ERP local e uma baseada em nuvem, “as empresas devem avaliar vários fatores”, diz Mark Canes, presidente da Blue Link, uma fornecedora de software de contabilidade e inventário de ERP. “Por exemplo, uma implantação em nuvem requer conectividade de Internet adequada, pagamentos do tipo “assinatura” e inclui benefícios como atender a funcionários que trabalham remotamente. Por outro lado, a implantação local requer uma equipe de TI dedicada, servidores atualizados e hardware interno, além de um alto investimento inicial, o que é adequado para aqueles que desejam hospedar o software em seus próprios servidores”.
A análise para a escolha deverá ser feita de acordo com a realidade e a necessidade de cada empresa.
“Com a aquisição do “software como serviço”, que vem, rapidamente, se tornando a plataforma predominante nas novas implementações de ERP, o SaaS pode ser a solução perfeita para organizações que tiveram implementações difíceis ou lutaram para suportar seus investimentos anteriores em ERP local”, diz Nathan Frey, sócio da Information Services Group, uma empresa de pesquisa e consultoria em tecnologia. “Embora o SaaS ofereça muitos benefícios, os clientes precisam entender os novos desafios organizacionais com esse novo modelo”.
As soluções de ERP SaaS não podem ser customizadas, e os usuários são “forçados” a utilizar o sistema da forma como foi concebido. A escolha por um sistema flexível e adaptável é muito importante para que as integrações funcionem bem e os processos não sejam “engessados”.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][dt_quote type=”pullquote”]“A grande exceção a essa regra é o Oracle NetSuite, que garante aos usuários um alto grau de customização através de uma suíte de ferramentas de personalização, integração e desenvolvimento nativas.” – Nota do Tradutor[/dt_quote][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Além disso é primordial que a solução SaaS migre automaticamente suas versões, pois esses custos adicionais de migração de versões podem comprometer a manutenção do sistema no médio e longo prazo, além de inviabilizar o TCO (Total Cost of Onwership ou Custo Total de Propriedade) das soluções implementadas.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
5. Não incluir uma solução específica do segmento da empresa no processo de tomada de decisão de ERP
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Ao escolher uma solução de ERP, os executivos muitas vezes ignoram o fato de que existem pequenas empresas de software muito boas que atendem setores específicos com necessidades especializadas, como por exemplo, a distribuição farmacêutica. Esses fornecedores de soluções especializadas “podem fornecer mais recursos específicos do setor de personalização de software, o que pode ser mais adequado para o seu negócio”, afirma Canes.
Essas soluções especificas não necessariamente substituem um ERP, elas podem ser integradas ao projeto e gerar mais valor aos processos empresariais e facilitar o trabalho dos usuários.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
6. Ser deslumbrado por recursos
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]“Os recursos são importantes, mas não são tudo”, observa Nathan Brown, CTO da EVS. “Muitas vezes, uma organização seleciona o ERP que possui uma matriz de recursos mais extensa” Ao invés disso, as empresas devem considerar o “histórico de sucesso, personalização, flexibilidade e capacidade de integração” da solução, bem como o suporte ao cliente, além de quão bem a solução aborda as necessidades e requisitos da organização.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
7. Implementar o sistema de uma só vez
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]“Os sistemas ERP são complexos e não é possível determinar todos os requisitos de implementação antecipadamente. Depois de implementar o sistema, os usuários são treinados e na sequência o sistema entra em operação. Este é o modelo tradicional de implementação em cascata e não funciona” afirma Sunil Pande, CEO da VersAccounts, da plataforma ERP em nuvem. “Em vez disso, uma abordagem mais ágil precisa ser tomada, onde a implementação é feita em pequenos passos, com o envolvimento do usuário final em cada etapa, para determinar os requisitos, testar, encontrar lacunas e depois repetir o processo até a total implementação”.
Muitas vezes uma implantação faseada, com processos e recursos bem definidos, é uma excelente opção para diminuir os riscos e atingir os objetivos mais rapidamente.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
8. Ignorar o gerenciamento de mudanças
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]“O gerenciamento de mudanças é um requisito ao implementar uma nova solução de ERP”, afirma Jeff Carr, fundador e CEO da Ultra Consultants, uma empresa independente de consultoria, especialista em pesquisas e soluções corporativas, que atende as indústrias de manufatura e distribuição. “A capacidade de gerenciar efetivamente a mudança pode ser a habilidade mais importante que os executivos, gerentes e funcionários precisam dominar. As transformações de negócios, por meio de um sistema de gestão, não ocorrerão sem gerenciar efetivamente as mudanças, nas três principais áreas organizacionais: pessoas, processos e tecnologia”.
“Com muita frequência, as organizações buscam apenas a tecnologia para unificar e simplificar as operações de negócios”, diz Akhilesh Tiwari, Diretor Global de Serviços de Aplicativos Corporativos da Tata Consultancy Services. “Embora os processos e sistemas exijam uma análise profunda, o fator pessoas precisa de tanto cuidado e planejamento estratégico quanto o resto”.
Até mesmo soluções de ERP baseadas em nuvem exigem gerenciamento de mudanças. “As soluções SaaS trazem a promessa de processos de negócios configuráveis e interfaces de usuário mais intuitivas do que ofertas anteriores de software de ERP”, diz Frey. “Isso geralmente leva as organizações a assumirem que o gerenciamento e o treinamento de mudanças organizacionais são menos importantes para os projetos de SaaS. Para evitar o retrabalho e garantir que os usuários finais compreendam completamente as mudanças que ocorrerão no momento do lançamento do ERP, as organizações devem identificar as alterações necessárias no processo, no início do projeto de implementação”, recomenda Frey. “Além disso, o treinamento do usuário final deve considerar não apenas os aspectos transacionais da função de um usuário, mas também a interação com outros usuários e com os sistemas que não fazem parte da nova solução. Com treinamento, os usuários provavelmente aceitarão o novo sistema em um ritmo mais rápido e com maior sucesso”.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
9. Não investir e apoiar a equipe de implementação
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]“Estruturar a equipe de implementação interna e dar o tempo e os recursos necessários para executar a implementação e a transformação de negócios associada é uma das etapas mais importantes de um projeto de ERP”, explica Carr. “Uma equipe bem-sucedida exige que as pessoas certas, com poder executivo e poder de decisão, façam o trabalho. Isso geralmente significa redistribuir as responsabilidades do dia a dia”. Isso pode ser a diferença entre uma virada bem-sucedida ou uma fracassada.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
10. Ter falhas de comunicação entre departamentos
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Para evitar esse problema, “crie um plano de comunicação do projeto para todas as fases”, sugere Dave Goossens, vice-presidente executivo de serviços profissionais da Unit4, fornecedor de ERP. “É importante agrupar uma pequena equipe central, composta de pessoas de diferentes departamentos, que se comuniquem e trabalhem bem entre si e que tenha influência nas áreas de negócios mais afetadas pela nova solução. Em seguida, certifique-se de que todos os envolvidos estejam sempre atualizados sobre o andamento do projeto e, por sua vez, mantenha todos os que estão nas áreas afetadas atualizados.”[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
11. Não ter um plano de manutenção
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]”Implementar um sistema ERP leva tempo, mas o trabalho dificilmente para quando o sistema é instalado com sucesso”, diz Beasley. “As empresas devem implementar uma estratégia de manutenção para garantir que os funcionários estejam alinhados com o que precisa ser feito para manter e melhorar o sistema ERP regularmente, para que ele não fique desatualizado e/ou obsoleto. Sistemas de ERP desatualizados podem colocar as empresas em risco por questões de segurança e falhas em seus processos de negócios”, explica ele. “Ter um plano definido e designar quem na empresa é responsável pelo projeto e pela manutenção em um determinado momento garantirá que o sistema ERP esteja sempre funcionando sem problemas e esteja atualizado com os aplicativos mais recentes.”[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
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