Se você está criando e gerenciando orçamentos no Excel hoje, você não está sozinho. Se você está lutando para fazer do Excel uma ferramenta eficiente, você também não está sozinho.
Sabemos que o Excel é uma poderosa ferramenta de produtividade pessoal, mas não apresenta os recursos necessários para desenvolver orçamentos precisos e abrangentes necessários para administração das empresas modernas e também exigidos pela gestão executiva e conselhos administrativos.
Mas como saber se a sua empresa realmente precisa mudar a forma como faz o controle de orçamento?
Seguem 5 sinais que vão te ajudar a perceber que o controle de orçamento em Excel não é mais eficiente para o seu negócio:
1.) O processo de orçamento leva muito tempo
O orçamento no Excel muitas vezes requer várias etapas manuais, geralmente começando com o acesso e download de resultados financeiros do sistema contábil da empresa, depois incluindo os dados em vários arquivos Excel, criando projeções de receitas e despesas, atualizando as previsões e fórmulas e criando relatórios com as informações do real versus orçado. Um processo manual e muito demorado.
Alterações de última hora nos arquivos do Excel são difíceis de gerenciar, e é fácil esquecer de atualizar links ou fórmulas.
2.) É difícil consolidar dados
O orçamento muitas vezes requer a consolidação de dados de toda a organização. A capacidade de acessar diversas fontes de dados em tempo real é essencial para a construção de um orçamento de forma eficiente, no entanto, o tempo para a consolidação destes dados é grande, e além do mais pode ocorrer um descompasso muito grande entre as informações coletadas e as informações atuais.
3.) Há muitas versões de arquivos
Os modelos de orçamento no Excel são preparados manualmente, compartilhados e coletados, o que leva a problemas de controle das versões. Diante da necessidade de várias versões do orçamento torna-se difícil identificar quais são as últimas alterações em um documento, sem controle de versão, podem ocorrer erros, que podem até gerar problemas de auditoria.
4.) Colaboração limitada
Quando todas as etapas do processo orçamentário não são claramente definidas, as equipes financeiras muitas vezes precisam lutar pela colaboração e participação de todos os departamentos necessários para a construção e validação do orçamento.
No entanto, durante o processo de colaboração é necessário transmitir planilhas entre os participantes, o que torna mais fácil as pessoas envolvidas de forma involuntária alterarem fórmulas, links e até mesmo excluir linhas e células. Enfim, esse processo de colaboração dificulta muito a visibilidade das mudanças, leva a ineficiência e até mesmo a erros.
Outro ponto bem importante é a ausência de um processo que possa ser rastreável, ou seja, com o orçamento feito em planilhas no Excel,não é possível ver todas as alterações e seus responsáveis, o que dificulta a investigação de erros. Assim, as equipes de finanças acabam gastando uma boa parte do seu tempo apenas verificando se os números estão atualizados e precisos.
5.) Informações são compartilhadas acidentalmente com outras pessoas
Você acabou de enviar o arquivo Excel com as informações salariais? Os orçamentos contêm informações confidenciais da empresa, como gastos detalhados para diferentes departamentos e até mesmo salários.
Quando você está usando várias planilhas no Excel, fica mais fácil você enviar acidentalmente o arquivo errado para as pessoas erradas ou autorizar o acesso aos drivers compartilhados errados.
Depois de ver todos os sinais de que as planilhas Excel não são mais eficientes para o seu negócio, descubra como a utilização de um ERP pode te ajudar a tornar este processo mais simples, ágil e eficiente.
Com a utilização do ERP Oracle NetSuite, é possível automatizar os processos de planejamento e orçamento centralizando todos os dados financeiros e operacionais da empresa, possibilitando assim que as equipes de finanças produzam orçamentos e previsões de forma rápida e fácil, podendo até modelar cenários e gerar relatórios dentro do próprio ERP de forma escalável e colaborativa.
Através do Oracle NetSuite as equipes financeiras são capazes de obter o controle, colaboração e visibilidade necessários para elaboração dos planos financeiros e operacionais das organizações.
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