Todo empresário quer aumentar a produtividade do seu negócio. O desejo é manter ou melhorar a qualidade de entrega ao mesmo tempo em que se reduz os gastos de tempo e dinheiro. Para conseguir este resultado, é necessário que se faça uma boa gestão de processos e pessoas, além de ser primordial a ajuda da tecnologia.
Parece muito complicado, mas pode se tornar bem mais fácil do que imagina. Confira 7 atitudes essenciais para conseguir aumentar a produtividade da sua empresa!
1 – Organize sua rotina!
Antes de começar a arrumar seu negócio, é preciso focar na sua organização. Como líder, é preciso que você dê exemplo aos demais colaboradores, especialmente nos itens que você exige deles com frequência.
Para melhorar a sua produtividade, é preciso se conhecer bem e saber em que horário do dia você fica mais disposto para trabalhar. Conhecendo esta informação, use este período para resolver as tarefas mais complexas da sua agenda, evitando desperdiçar suas horas mais produtivas com atividades rotineiras.
Uma boa dica também é colocar todas as suas tarefas diárias no papel. Além de trazer um sentimento de recompensa a cada atividade cumprida, esse exercício o ajudará a focar em ações específicas. Na noite anterior, você pode ranquear as prioridades e já chegar no trabalho pronto para produzir. Só não tente realizar mais de uma ação ao mesmo tempo, você terminará antes se fizer uma tarefa de cada vez.
2 – Detalhe o funcionamento do seu negócio
Monte o organograma da empresa, detalhando quais são os setores e quem é o responsável por cada um deles. Analise quais processos seu negócio realiza e qual o caminho que estes percorrem entre os setores, até serem finalizados. Quem realiza cada processo e quais ferramentas são utilizadas? Para onde são encaminhados os relatórios de resultados? No final, você deve obter o fluxo de trabalho (ou a falta dele) para cada atividade da empresa.
3 – Elimine gargalos
Conhecendo todo o fluxo de trabalho, você deve analisar cada processo e identificar como eles poderiam ser feitos com maior qualidade e menor custo. Para ter mais eficiência nisso, é preciso que você pense como se estivesse começando uma companhia nova, não pode aceitar a velha história de “isso sempre foi feito assim”.
Esteja disposto a perceber, inclusive, se alguns processos podem ser eliminados por completo, devido a redundância de tarefas. Por exemplo, dois setores criando relatórios similares podem ser agrupados para a organização de um documento único, compartilhado com todos.
4 – Gerencie handoffs
Mais do que eliminar sobras, é preciso que você olhe para algumas interrupções no fluxo de trabalho, como no caso de projetos que ficam estagnados devido a lentidão de alguma área, seja pela sobrecarga de trabalho ou pelo desempenho ruim dos colaboradores. Geralmente, percebe-se essa demora processual durante o handoff ou passagem de bastão – quando uma tarefa passa de um setor para o outro.
Porém, ao mesmo tempo em que o handoff pode trazer problemas, a falta de passagem de atividades também pode prejudicar a eficiência do negócio. É muito comum que gestores queiram concentrar diversas tarefas em si mesmos, mas quando a empresa cresce, é preciso aprender a confiar nos colaboradores. Delegar é a única forma de crescer.
5 – Trace novos caminhos
Toda a análise do fluxo de trabalho e a identificação dos gargalos a serem eliminados precisa gerar um redesenho dos processos da empresa. Isso significa traçar novos caminhos, estabelecendo outros padrões para aprovar, executar, acompanhar e rever tarefas.
Sendo assim, algumas ações precisam ser analisadas diariamente (como problemas de um cliente), enquanto outras podem ser olhadas em meses ou anos (como os valores e estratégias do negócio). O que não pode acontecer é deixar tudo como está.
6 – Ouça feedbacks
Um bom diálogo com seus colaboradores ajuda a agilizar os processos, a gerar ideias e estratégias, além de melhorar o engajamento.
Converse com sua equipe sobre como eles veem suas atividades e peça sugestão sobre como os processos podem ser mais bem realizados ou menos custosos. Aproveite também para incentivá-los e mostrar a importância de cada um dentro da empresa.
7 – Invista em tecnologia
Na maioria destas dicas é possível economizar tempo e dinheiro com a utilização de um Sistema de Gestão Empresarial. Organizar suas próprias atividades, compartilhar tarefas, acompanhar processos, observar redundâncias, delegar e colher avaliações: tudo isso pode (e deve!) receber ajuda da tecnologia.
Dependendo da complexidade do processo, ele pode ser resolvido com apenas um clique! Otimizando a mão de obra e os horários de trabalho, consegue-se mais tempo para todos se dedicarem a atividades realmente desafiadoras e importantes.
Aumentar a produtividade pode ser simples, desde que sejam adotadas as estratégias corretas. E, implantar um Sistema de Gestão Empresarial, com certeza, é a mais eficiente de todas elas.
*conteúdo inspirado em texto do blog Oracle Brasil
