Ao pensar no crescimento, as palavras que logo aparecem na cabeça são: processos, pessoas e tecnologia. Sendo assim, seu foco é deixar de realizar tarefas de forma manual e adotar uma solução que entrega as melhores práticas de negócio, e também um software de gestão que seja tecnologicamente avançado.
Porém, ao considerar a aquisição de um software de gestão, é importante levar em conta algumas necessidades específicas. Em alguns casos, você pode precisar de um ERP padrão; em outros, uma solução mais personalizável que atenda e suporte seus processos para assegurar a eficiência da sua operação.
Pensando nisso, apresentaremos algumas necessidades que sua empresa pode ter ao considerar a contratação de um software de gestão.
Quando adotar um software de gestão
A adoção de um software de gestão geralmente ocorre quando a empresa percebe a necessidade de superar obstáculos relacionados à eficiência, integração e gestão de informações. Uma empresa geralmente reconhece a necessidade de adotar este software quando enfrenta alguns desafios. Abaixo vamos especificar cada situação que sua empresa pode estar passando sem um ERP:
Crescimento desordenado
Se a empresa está expandindo rapidamente e as operações se tornam mais complexas, um sistema ERP pode ser necessário para integrar e organizar eficientemente as atividades.
A empresa em crescimento, principalmente as startups, muitas vezes não possuem processos sólidos para seu desenvolvimento. A implementação de um software de gestão avançado não apenas consegue apoiar nesse momento, mas também acompanhar de perto o crescimento.
Ineficiências operacionais
No momento do crescimento, é encontrado retrabalho frequente, falta de comunicação entre departamentos e processos demorados, gerando um grande conflito na hora da expansão. Isso se torna um grave fator até mesmo no momento da adoção de um ERP.
O sistema de gestão tem como função alinhar a comunicação entre os departamentos, além de atuar na produtividade entre seus processos, garantindo um único canal de informações para transitar pelos departamentos, acabando com retrabalhos que, em alguns casos, geram perdas.
Dificuldades na tomada de decisões
As decisões são tomadas de acordo com as informações disponíveis. Se a empresa está passando por um momento de expansão e os processos estão desalinhados, dificilmente você terá a melhor decisão ou mesmo saberá tomar uma boa decisão para o seu negócio.
Um ERP com indicadores inteligentes, através de processos alinhados, pode não só apresentar o melhor caminho a seguir, como também proporcionar uma visão completa em tempo real de cada setor da sua empresa. ERPs avançados, como o Oracle NetSuite, possuem indicadores eficientes para a tomada de decisão assertiva.
Problemas de conformidade e regulamentação
Outra necessidade que muitas empresas apresentam é a conformidade com as leis, devido às sucessivas modificações a que estamos sujeitos. Diante do crescimento de uma empresa ou mesmo na abertura dela, entender e se resguardar para evitar multas e perdas é crucial.
Um software de gestão pode não só ser o maior aliado, como também um braço para garantir a conformidade com o sistema tributário e, claro, ter uma gestão de dados, que é o nosso próximo tópico.
Fragmentação de dados
Quando falamos de um software de gestão e uma empresa em crescimento ou mesmo nova no mercado, os dados precisam estar centralizados, não apenas para a melhor tomada de decisão, mas também para estar em conformidade com a tributação.
Um software de gestão avançado como o NetSuite centraliza todas as informações e unifica esses dados para serem estudados e trabalhados conforme você precisa, deixando de lado as planilhas e garantindo uma visão holística da sua empresa. A governança de dados é uma das tendências para o futuro e um sistema de gestão capaz de cumprir esse papel é crucial.
Dificuldade de escalabilidade
Quando uma empresa está estagnada normalmente é por não compreender seus processos. Empresas que já possuem um ERP e não o utilizam como uma estratégia para aumentar ou reter clientes não estão aproveitando da melhor forma, isso ocorre pela falta de integração com outras plataformas para oferecer uma boa experiência ao consumidor final.
A escalabilidade de um negócio está diretamente ligada a uma experiência melhor ao cliente, seja em um pedido feito em seu site com a segurança de que não terá nota fiscal com erro ou um processo de troca burocrático. Com um software de gestão, é possível evitar esses pequenos empecilhos que impedem o crescimento da empresa.
Como um sistema ERP funciona?
O ERP atua como um software de gestão que integra informações e simplifica o fluxo de trabalho entre diferentes áreas. Considerando que cada departamento normalmente utiliza uma ferramenta própria para gerar relatórios e realizar tarefas diárias, o ERP desempenha um papel fundamental nas empresas ao centralizar o fluxo de trabalho, harmonizando a comunicação entre todas as áreas e tornando a tomada de decisões mais fácil.
Existem várias ferramentas utilizadas na gestão de empresas e, em muitas situações, aquelas que ainda não adotaram um software ERP acabam necessitando de múltiplos sistemas para garantir a visibilidade de todas as frentes de negócio.
Isso significa que os responsáveis pela gestão precisam se deslocar entre diferentes programas, coletando informações de vários painéis para, somente então, analisar os dados e tomar decisões. Essa abordagem fragmentada pode resultar em uma complexidade desnecessária, além de aumentar o tempo e o esforço envolvidos ao obter uma visão abrangente das operações da empresa. A implementação de um sistema ERP simplifica esse processo, proporcionando uma solução integrada para a gestão eficiente de todas as áreas da empresa.
O ERP tem como principal objetivo organizar todo o volume de informações geradas pela empresa. Em uma estrutura robusta, esse sistema de gestão é capaz de auxiliar todos os departamentos com funcionalidades que facilitam a rotina de trabalho do gestor, como controle financeiro e gestão de suprimentos, criando uma base sólida para a tomada de decisões informadas, evitando erros e garantindo eficiência operacional.
Por ser um sistema robusto, o ERP permite que a empresa incorpore módulos que se adequem melhor às suas necessidades diárias, auxiliando na gestão da organização. Com essa flexibilidade, se torna viável implementar um sistema ERP em todos os departamentos da empresa, facilitando assim o fluxo de informações internas.
Leia também: Sistema ERP: conheça as funcionalidades do software de gestão
Principais riscos de não possuir um sistema ERP
Sem um sistema ERP podem ocorrer diversos riscos para uma empresa. Alguns dos principais incluem:
Fragmentação de dados: Sem um sistema centralizado, as informações ficam dispersas em diferentes softwares e planilhas, o que aumenta o risco de inconsistências e erros nos dados.
Ineficiência operacional: A falta de integração entre os departamentos pode levar a processos ineficientes, pois cada área pode operar de maneira isolada, resultando em retrabalho e redundâncias.
Tomada de decisões desinformadas: A ausência de uma visão unificada das operações dificulta a tomada de decisões estratégicas, pois os gestores podem não ter acesso imediato a informações importantes.
Dificuldade na conformidade: O não uso de um sistema integrado pode complicar o cumprimento de regulamentações e obrigações fiscais, já que a gestão de dados pode estar mais propensa a erros.
Riscos de segurança: A dispersão de dados em diferentes plataformas pode aumentar os riscos de segurança, com potencial para vazamentos de informações e dados sensíveis.
Custos elevados e desperdícios: A falta de automação e eficiência nos processos pode resultar em custos mais elevados, desperdícios de recursos e menor produtividade.
Dificuldade na escalabilidade: À medida que a empresa cresce, a ausência de um sistema ERP pode dificultar a escalabilidade, deixando os processos mais complexos e sujeitos a falhas.
Leia também: Por que usar um ERP em nuvem para gestão da sua empresa?
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