CONHEÇA OS BENEFÍCIOS DE SE USAR UM SOFTWARES DE GESTÃO DE PROJETOS
O principal motivo para se usar um software de gestão de projetos é reduzir, significativamente, o desperdício. Dados de um estudo conduzido pelo Project Management Institute (PMI) mostram que para cada US$ 1 bilhão investidos em projetos nos EUA em 2017, US$ 97 milhões foram desperdiçados devido ao baixo desempenho do projeto. Esta foi uma grande melhoria em relação ao ano anterior, que gerou perdas de US$ 122 milhões para cada US$ 1 bilhão gasto em projetos, mas ainda significa que quase 10% dos recursos são desperdiçados.
Esse desperdício está custando bilhões de dólares às empresas de todo o mundo e afeta todos os setores. No PMI’s “Pulse of the Profession: 2017”, líderes de negócios foram questionados sobre qual era a prioridade de investir em tecnologia para permitir um melhor sucesso do projeto na opinião deles. Setenta e seis por cento dos diretores de Escritório de Gestão de Projetos e 75% dos executivos seniores declararam que se tratava de uma prioridade “moderada”, “alta” ou “muito alta”.
A tecnologia é a chave para permitir que os gerentes de projeto desempenhem suas funções com mais eficácia, e o software de gestão de projetos é uma das peças mais importantes dessa tecnologia. As ferramentas de gestão de projetos provocaram uma mudança na filosofia de negócios, particularmente no mundo da tecnologia, e foram reformuladas, por sua vez, pelos resultados da mudança de paradigma que eles catalisaram. Mais do que nunca, as empresas estão começando a perceber o valor que podem extrair usando o software de gestão de projetos.
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS ATIVAM A AGILIDADE DE NEGÓCIOS
Os últimos anos viram uma mudança na filosofia de negócios, que afetou o design das ferramentas de gestão de projetos. As empresas mudaram de uma abordagem em cascata e adotaram uma mentalidade ágil, o que significa ciclos de projeto mais curtos e desenvolvimento constante.
A abordagem em cascata anteriormente popular foi chamada assim porque o progresso flui “para baixo”.
A indústria de software adotou inicialmente a abordagem em cascata da indústria de manufatura. Essa abordagem rígida nasce da necessidade, pois as mudanças físicas nos produtos são muito mais difíceis de implementar do que as alterações nos produtos de software. Desenvolvedores de software perceberam que esse método de desenvolvimento era ineficiente e inadequado para o mundo da TI, onde as mudanças nos produtos são mais fáceis de implementar. Sua mudança de estratégia provou ser infecciosa da melhor maneira possível, reformulando a estratégia em todo o mundo dos negócios.
De acordo com Merriam Webster, alguém ou algo que é ágil é “marcado pela pronta capacidade de se mover com graça de forma fácil e rápida”. Em um mercado em mudança, particularmente dentro do mundo hipersensível da TI, os motores lentos são apanhados e devorados. Empresas dentro e fora do espaço devem se adaptar ou perecer. A mudança para práticas comerciais ágeis coloca as organizações em posição de se adaptarem para que possam sobreviver e prosperar. Negócios ágeis constituem uma mudança filosófica, mas as empresas viram o impacto em suas finanças.
De acordo com o PMI, 71% das organizações são relatadas como tendo usado abordagens ágeis “às vezes”, “frequentemente” ou “sempre”. Espere que esse número aumente à medida que os mercados se tornem cada vez mais competitivos e as empresas precisem se adaptar mais rápido do que nunca. Como uma empresa pode mudar para práticas comerciais ágeis? Sugerir a crescente relevância e necessidade de software de gestão de projetos. Um grande catalisador para muitas empresas que buscam revisar suas filosofias de negócios antiquadas tem sido a seleção e implementação de software de gestão de projetos.
Investir no software certo pode aumentar a agilidade e transformar seu negócio de adaptar dinossauros lentamente a um disruptor de mercado elegante.
BENEFÍCIOS DO SOFTWARE DE GESTÃO DE PROJETOS
O software de gestão de projetos é um canal para melhorar a organização e, em última análise, um direcionador de resultados, devido à grande quantidade de benefícios que oferece ao usuário.
O patrocínio de projetos executivos tem provado ser o driver número 1 do sucesso do projeto, de acordo com o PMI. O patrocínio de executivos de nível C-suite e sua turma é importante, mas como os engajamos ativamente? A transparência proporcionada pelas ferramentas de gestão de projetos fornece um ponto de acesso fácil para os executivos conduzirem uma rápida visão geral abrangente de um projeto. As ferramentas analíticas incorporadas permitem uma análise aprofundada com base em dados concretos, que os líderes podem usar para definir a estratégia do projeto.
A implementação e o uso do software de gestão de projetos leva a um aumento no nível de responsabilidade entre os membros da equipe e o gestão. Longe estão os dias de atribuições ambíguas, constantemente mudando prazos e comportamento agressivo passivo de membros da equipe lamentando as diferenças nos níveis de trabalho entre eles e seus colegas.
Armado com as informações encontradas em um painel de software de gestão de projetos, os membros da equipe podem investigar todos os cantos de um projeto. Análise de produtividade e ferramentas de controle de tempo garantem que as pessoas permaneçam na tarefa e na conta capazes de trabalhar – sem um gerente olhando por cima do ombro para garantir que cada detalhe seja trabalhado exatamente da maneira que gostariam. A previsão e a previsão de custos são habilidades fundamentais para cada projeto Gerente. Armados com os dados históricos de projetos anteriores e a diversidade de relatórios que o software de gestão de projetos é capaz de desenvolver, os gerentes de projetos podem prever e orçar com mais eficiência.
A ideia de colaboração está no centro do software de gestão de projetos. A colaboração é necessária em quase todos os projetos devido à interdependência entre várias equipes e membros da equipe. O desenvolvimento da economia de serviços tornou especialistas de todos nós, o que significa que muitas vezes confiamos nos outros para concluir um projeto. Ferramentas de compartilhamento de documentos, agendamento e comunicação são recursos vitais de colaboração que o software de gestão de projetos oferece aos usuários.
Os gerentes de projeto são responsáveis por distribuir tarefas e gerenciar projetos desde o estágio da ideia até o estágio de conclusão. Isso envolve a digestão de grandes quantidades de dados de projetos em tempo real que mudam constantemente e a criação de informações acionáveis a partir dos dados. As ferramentas de visualização de informações configuram os dados em conteúdo legível e compreensível para o usuário. Os gerentes de projeto podem fazer essas visualizações e ficar a par do panorama geral durante a duração do projeto sem se perderem nas minúcias diárias.
O advento do modelo de desenvolvimento ágil para muitas empresas significa ciclos de projeto mais curtos e o uso de ferramentas como scrums , que são reuniões diárias de equipes colaboradoras e sprints: ciclos de trabalho curtos que definem metas alcançáveis de menor intervalo de tempo. Outras ferramentas incluem o Kanban, que é uma ferramenta de visualização e gestão de mudanças na qual as tarefas do projeto são colocadas em um conselho público. As empresas também usam programação extrema, na qual as mudanças de desenvolvimento são implementadas continuamente, geralmente em conjunto com sprints, em vez de uma vez a cada seis meses ou anualmente. O software de gestão de projetos fornece às empresas a capacidade de gerenciar essas novas ferramentas e mudanças, a fim de aumentar sua agilidade. O aumento da agilidade leva a resultados tangíveis na forma de redução de desperdício de recursos e redução de custos.
O software de gestão de projetos é vital para qualquer empresa que busca melhorar a alocação de recursos, reduzir o desperdício e acompanhar o mercado cada vez mais ágil. À medida que os ciclos de projeto se tornam mais curtos e as empresas abraçam a agilidade que vem do desenvolvimento constante, o software de gestão de projetos está na vanguarda que lidera a mudança.
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