Devido ao impacto da pandemia, a maneira de enxergar um sistema ERP em nuvem não apenas como uma opção entre muitas, mas sim como uma medida importante para uma empresa se manter competitiva, se tornou imperativa. Porém, nem todas as opções de software comercializadas como “nuvem” são verdadeiras soluções em nuvem. Então como saber a diferença entre uma solução verdadeira e uma falsa? Você vai descobrir ao ler este artigo.
Após o contexto de isolamento social, ficou evidente a transformação nos hábitos dos consumidores, que foi capaz de se adaptar a novas práticas e incorporá-las ao seu cotidiano. Aqueles que antes resistiam a realizar compras de produtos ou serviços apenas de forma presencial nos últimos meses tiveram que se adaptar a mudanças nos formatos de compras. Uma pesquisa realizada pela Mastercard e Americas Market Intelligence (AMI) revelou um aumento de 46% no número de compras pela internet. Isso evidencia que a adoção de um ERP em nuvem alcançou um nível de maturidade significativo no mercado.
Aqueles que utilizam o sistema ERP já identificaram as vantagens que o modelo em nuvem traz para o seu negócio, o que impulsiona o processo de migração em empresas que tradicionalmente desenvolviam software local para a versão em nuvem. Neste guia definitivo sobre ERP, vamos conhecer mais sobre como funciona essa ferramenta e por que é fundamental investir em um ERP para o sucesso de seu negócio.
O que é um ERP em nuvem e como ele funciona?
O ERP em nuvem é um software que centraliza todas as informações da empresa em uma única plataforma. Diferentemente dos sistemas ERP locais (on-premise), o ERP em nuvem é hospedado em servidores remotos, geralmente mantidos por provedores de serviços em nuvem, auxiliando o usuário da ferramenta a melhorar os processos internos da empresa e integrar as atividades de diferentes setores, como estoque, finanças e vendas.
Adotar um ERP em nuvem é importante para enfrentar as transformações que permeiam praticamente todos os setores da indústria atual. A necessidade de agilidade nas operações empresariais se torna cada vez mais vital para lidar com desafios e ajustar à competição, e a nuvem se revela como a infraestrutura que proporciona essa flexibilidade indispensável.
A ferramenta funciona através de uma arquitetura de software hospedada remotamente em servidores mantidos por provedores de serviços em nuvem. Para entender melhor, compartilhamos abaixo os principais passos de como o software em nuvem funciona:
Acesso pela Internet
Os usuários do sistema acessam o ERP através de um navegador web, utilizando qualquer dispositivo conectado à internet, como computadores, smartphones ou tablets.
Infraestrutura em nuvem
A infraestrutura tecnológica, incluindo servidores, armazenamento e rede, é mantida pelo provedor de serviços em nuvem, eliminando a necessidade da empresa manter servidores físicos em suas instalações.
Segurança de dados
Os provedores de nuvem implementam medidas rigorosas de segurança para proteger os dados dos clientes, como criptografia, firewalls e procedimentos de segurança avançados para prevenir acessos não autorizados.
Atualizações automáticas
As atualizações de software são realizadas automaticamente pelo provedor, como correções de bugs, melhorias de desempenho e novos recursos, garantindo que o sistema esteja sempre na versão mais recente.
Acesso remoto e mobilidade com ERP em Nuvem
Os usuários podem acessar o sistema de qualquer lugar, o que é especialmente útil para equipes distribuídas ou para gestores que precisam monitorar e tomar decisões enquanto estão fora do escritório.
Escalabilidade
A ferramenta é escalável, permitindo que as empresas aumentem ou diminuam a capacidade conforme suas necessidades evoluem, proporcionando flexibilidade para lidar com o crescimento ou mudanças nas operações.
Diferenças entre um ERP local e um ERP em nuvem
A diferença entre o sistema ERP local e o ERP em nuvem é clara: o ERP local, ou on-premise, é instalado diretamente nos dispositivos e servidores da sua empresa, sendo gerenciado pela equipe interna de TI. Já o ERP em nuvem, também conhecido como SaaS (Software as a Service), é disponibilizado como um serviço mediante assinatura.
Num ambiente de gestão ERP em nuvem, os dados corporativos são armazenados nos servidores do provedor e acessados pela internet, originando a expressão “em nuvem”.
Para utilizar a ferramenta, a empresa precisa apenas de um navegador e acesso à internet, pois todo o suporte e gestão são providenciados pelo fornecedor contratado. O ERP em nuvem se encontra nos servidores do provedor e pode ser acessado por meio de um navegador web, ao contrário do sistema ERP local, que é instalado internamente, em computadores e servidores próprios da empresa.
Como identificar se um ERP em nuvem é verdadeiro ou falso
A primeira pergunta é quem está administrando o servidor. Os fornecedores de nuvem oferecem soluções com foco na nuvem desde a apresentação do produto. Eles programam seu software para operar de maneira otimizada como uma solução totalmente hospedada, cultivando habilidades e expertise na hospedagem, manutenção e administração de software em centenas de servidores, além de implementar diversos níveis de redundância de dados em seus próprios ambientes de nuvem.
Ao optar por um autêntico provedor de nuvem, é comum que todos os clientes acessem a mesma solução na mesma infraestrutura de nuvem, que proporciona um acesso contínuo e imediato às atualizações mais recentes dos produtos.
Os verdadeiros fornecedores de nuvem também disponibilizam uma plataforma de personalização que permite não apenas adaptar a ferramenta em sua infraestrutura, mas também assegurar que todas as personalizações permaneçam operacionais após o lançamento de aprimoramentos de produtos. Assim, o gestor que utiliza a ferramenta pode usufruir rapidamente das funcionalidades mais recentes e evita a necessidade de reimplantar personalizações e integrações que estavam em vigor sempre que uma nova versão do produto é lançada.
Outra maneira de identificar se o sistema de ERP em nuvem é verdadeiro é que eles geralmente contam com recursos financeiros mais robustos e seguros, altamente escaláveis e de maior confiabilidade. Desde a primeira utilização, o provedor em nuvem se apresenta como transparente e evidencia longevidade e escalabilidade.
Já os sistemas ERP “em nuvem” falsos, são executados no local, normalmente, eles não hospedam, gerenciam ou mantêm essas soluções na nuvem. Eles transferem a responsabilidade para outro provedor de serviços.
Por que investir em um ERP em nuvem?
Contar com um ERP (Enterprise Resource Planning) em nuvem pode oferecer diversas vantagens para a gestão da sua empresa. Aqui estão algumas delas:
Fácil implementação
A implementação do ERP em nuvem é mais rápida e simples em comparação com os sistemas ERP tradicionais. Essa agilidade oferece uma flexibilidade aprimorada e uma capacidade mais robusta de responder às dinâmicas mudanças do mercado.
Todas as informações em um único lugar
Um dos principais benefícios do ERP é oferecer uma integração de plataforma superior, possibilitando que as empresas extraiam um valor comercial mais significativo de outras tecnologias em nuvem. Ao contrário dos sistemas locais, nos quais as organizações frequentemente adquirem e utilizam produtos distintos de maneira isolada, o ERP em nuvem facilita a coesão operacional nos negócios.
A tecnologia em nuvem, que engloba aspectos como gerenciamento de relacionamento com o cliente e análise de negócios, geralmente é disponibilizada como um pacote integrado, incluindo todas as informações de forma mais eficiente, permitindo análises e relatórios mais avançados. Com isso, o seu negócio adquire um controle mais preciso sobre os dados, uma vez que todas as ferramentas utilizadas para analisar esses dados estão armazenadas em um único local: a nuvem.
Atualizações automáticas
Como dito anteriormente, o ERP em nuvem viabiliza inovações contínuas através de atualizações de software automatizadas e/ou programadas pelo provedor da plataforma. Essa abordagem não apenas economiza o tempo e o esforço dos gestores da ferramenta na implementação de atualizações, mas também assegura que estejam sempre utilizando a tecnologia mais recente, de alta qualidade, permitindo que o software evolua em consonância com a organização.
Outro benefício significativo é a consolidação das plataformas. Isso implica que o provedor de software assume a responsabilidade pelo gerenciamento de segurança, armazenamento, data centers e mais, permitindo que as empresas concentrem sua energia e atenção em suas competências principais de negócios.
Redução de gastos com parcerias e outros custos
As preocupações com infraestrutura física e manutenção de servidores são transferidas para o provedor de nuvem, reduzindo a dependência de parcerias externas para hospedagem e gerenciamento de servidores, resultando em potenciais economias de custos.
Ao contratar um ERP em nuvem, é possível evitar custos iniciais associados à aquisição de hardware e servidores locais. Além disso, as despesas de manutenção e atualização são geralmente menores, pois são tratadas pelo provedor de serviços em nuvem.
Gerenciamento eficiente de dados
A capacidade de armazenamento na nuvem é escalonável, permitindo que as empresas gerenciem grandes volumes de dados sem se preocupar com restrições de espaço, o que é muito benéfico para empresas que lidam com um grande volume de transações e informações.
Análise em tempo real com ERP em Nuvem
O software ERP em nuvem também oferece o acesso às análises em tempo real a qualquer momento do dia, uma vez que está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, possibilitando que as empresas tenham visibilidade imediata de informações fundamentais à medida que se tornam disponíveis.
Acesso remoto
Com um ERP em nuvem, você e sua equipe podem acessar dados e realizar tarefas de qualquer lugar com uma conexão à internet, sendo especialmente útil para empresas com equipes distribuídas ou para gestores que precisam acompanhar o negócio fora do trabalho, como em casa, no trânsito ou em uma viagem, por exemplo.
Integração com outras ferramentas
O software baseado em nuvem é projetado para se integrar com outros aplicativos e ferramentas, sendo ainda mais eficiente na troca de dados entre diferentes sistemas utilizados pela empresa.
Escalabilidade
Reforçando o que dissemos anteriormente, os ERPs em nuvem são escaláveis, ou seja, eles podem se ajustar facilmente ao crescimento da sua empresa. Se o número de usuários ou a complexidade das operações aumentar, a ferramenta pode ser facilmente expandida para atender às novas demandas.
Segurança
O sistema implementa rigorosos protocolos de segurança para proteger seus dados e os dados dos clientes, como criptografia, firewalls e medidas avançadas de proteção contra ameaças cibernéticas. Os dados são frequentemente armazenados em servidores geograficamente dispersos, proporcionando redundância e segurança adicional.
Colaboração eficiente
Sistemas em nuvem facilitam a colaboração entre as equipes, permitindo o compartilhamento instantâneo de informações e documentos, melhorando a eficiência e a comunicação interna da empresa, independentemente da localização física dos colaboradores.
Backup automático
A maioria dos serviços em nuvem oferece backup automático dos seus dados, para que em caso de falhas no sistema local, desastres naturais ou outros eventos imprevistos, seus dados fiquem seguros e possam ser recuperados rapidamente.
Quais áreas podem ser aprimoradas com o ERP em nuvem?
Diversas áreas de negócios podem se beneficiar do software de ERP na nuvem, já que essa plataforma é estruturada através de módulos que atendem demandas específicas da organização.
Cada um destes módulos oferecem ferramentas necessárias para aprimorar as atividades de um setor corporativo específico. Coletivamente, esses módulos podem ser integrados e operar de forma coordenada para beneficiar a gestão da empresa como um todo. Conheça quais são os principais:
Faturamento: responsável por simplificar a geração e o armazenamento das notas fiscais eletrônicas dentro do sistema de ERP;
Financeiro: responsável pela automatização das transações, envolvendo desde contas a pagar e receber até o controle do fluxo de caixa, movimentações bancárias etc;
Contábil: gera e registra as demonstrações contábeis, como demonstrativos de resultado do exercício, balanços e balancetes etc;
Tributário: simplifica as declarações, apurações e relatórios exigidos pela fiscalização, abrangendo o SPED, eSocial, Sintegra e outros.
Materiais: responsável por gerenciar os insumos da empresa desde a recepção dos itens adquiridos até a inspeção de qualidade, gestão de estoque, alertas de compras etc;
Compras: automatiza cotações e ordens de compra, integrando a gestão de estoque e finanças para assegurar controle total e equilíbrio nas aquisições da empresa;
Comercial: organiza todo o fluxo de vendas para otimizar as conversões e coleta informações internas dos clientes para aprimorar a jornada dos novos leads.
Como o sistema de gestão empresarial em nuvem oferece integração de dados de toda a empresa, todos os setores passam a operar de maneira mais sinérgica e precisa, além de ser possível ampliar a variedade de indicadores e relatórios para melhorar a tomada de decisões da equipe.
A Active, pioneira em Oracle NetSuite no Brasil e a primeira consultoria a vender e implementar projetos de Oracle NetSuite no país, conhece muito bem os desafios que empresas de diferentes portes e setores enfrentam. Atuamos como consultores da plataforma no Brasil e no mundo, para que colaboradores e gestores simplifiquem o seu negócio e aproveitem todos os benefícios que a ferramenta ERP em nuvem oferece para a sua empresa.
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