ERP para Startups: como fazer uma escolha certeira

26 de abril de 2022

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Fazer parte de uma Startup é saber que constantemente a empresa precisa ajustar processos de forma rápida, muitas chegando a mudar completamente o negócio, principalmente em uma fase inicial, quando a

empresa está se adaptando ao mercado e há variáveis que não foram previstas no início da empresa.

Esse constante movimento gera ao mesmo tempo um grande desafio operacional, pois as empresas precisam mudar, escalar e serem eficientes ao mesmo tempo, um cenário complexo que se torna mais ágil e menos dolorido quando a operação está apoiada em um sistema de gestão ERP moderno, flexível, em nuvem e altamente parametrizável.

Mas escolher o melhor ERP para startups pode ser uma tarefa desafiadora. Isso porque, hoje, estão disponíveis uma infinidade de opções, que diferem substancialmente entre si.

Assim, em seu processo de escolha, as empresas precisam avaliar cuidadosamente qual a solução oferece os melhores benefícios e os recursos que ela precisa para aumentar a produtividade, reduzir custos, melhorar os processos, escalar o negócio.

Mas, afinal, o que precisa ser considerado nesse processo? A seguir, você confere pontos-chave para escolher o melhor ERP para startups. Confira!

Por que você precisa escolher seu ERP estrategicamente?

Os sistemas de gestão ERP em nuvem são fundamentais para o sucesso das empresas na atualidade. Eles oferecem recursos avançados que permitem reduzir custos, otimizar os processos, aumentar a produtividade, fornecer dados para melhores tomadas de decisões, dentre muitos outros benefícios.

Para startups que geralmente contam com equipes mais enxutas, essa ferramenta é ainda mais importante, pois sem ela a empresa só cresce e escala com um aumento substancial de headcount para executar tarefas manuais que um sistema sozinho poderia executar.

Essa característica faz com que muitas pequenas ferramentas sejam implantadas para cobrir alguns gaps operacionais. O grande problema, é que geralmente essas ferramentas não são integradas. Com isso, de forma gradual vão se formando na empresa diferentes silos de dados e a visão geral das finanças, processos e ferramentas se perde.

Além disso, nesse cenário essas empresas não conseguem ter uma visão em tempo real de balanço contábil, DRE, balancete, entre outros relatórios relevantes exigidos por fundos e investidores.

Um sistema de gestão ERP para startup ajuda a resolver esse problema, uma vez que ele vincula as interfaces de todas as áreas de negócios da sua empresa em um único sistema.

De compras às vendas, do planejamento de pessoal ao registro de horas, do registro contábil ao gerenciamento de estoque; enfim, todos os processos de negócio podem ser integrados ao ERP, ajudando a obter maior eficiência e a acelerar o crescimento.

Contudo, para obter os melhores benefícios para as startups, é fundamental escolher uma ferramenta capaz de se adaptar a esse modelo de negócio. A seguir você confere os pontos chaves a serem considerados.

Como escolher o melhor ERP para startups?

Um ERP requer um razoável investimento de tempo e dinheiro. Portanto, é fundamental fazer a escolha certa para garantir os benefícios do uso dessa ferramenta bem como evitar paralisações e transtornos com a troca de sistemas.

Segundo estatísticas, a implementação de um ERP pode demorar 30% a mais do que o previsto e custar de três a quatro vezes o que foi inicialmente orçado.

Uma das causas para isso é a escolha de uma solução que não atende às necessidades das empresas.

Para não sofrer essas consequências, siga essas dicas de como escolher o melhor ERP para startups:

1.) Considere o custo

O valor que você paga por sua solução de ERP dependerá da complexidade das necessidades de sua organização, de como você espera que o produto funcione e do número de usuários que o sistema suportará.

Ao avaliar potenciais sistemas ERP para sua startup, você precisa ter total conhecimento de todos os custos envolvidos.

Os sistemas locais (on-premise), por exemplo, demandam investimentos na infraestrutura de TI, licenciamento e diversos custos de atualização ao longo do tempo, dentre outros.

Por isso, nesse quesito, destacam-se os sistemas em nuvem. Com eles, sua empresa pode utilizar uma infraestrutura robusta, moderna e segura de um provedor parceiro a um custo fixo por assinatura.

Aqui nossa dica é: escolha um sistema de gestão de ERP que migre de versão AUTOMATICAMENTE, pois caso contrário, no longo prazo você terá que desembolsar um alto valor para atualizar o sistema de versão, aplicar atualizações e realizar testes.

Em outras palavras, ao optar por um ERP em nuvem, você substitui um grande investimento inicial em despesa de capital por parcelas mensais, aos custos operacionais contínuos.

2.) Certifique-se que o sistema atende a todas as suas necessidades

Ao avaliar as opções de ERP para startups, você deve considerar as necessidades atuais e futuras da sua empresa.

Com base nisso, você deve escolher uma solução que ofereça os módulos e os recursos que serão benéficos para o seu negócio.

Não se acanhe de investigar junto ao fornecedor desejado todos os módulos que seu sistema oferece, bem como todas as vantagens que ele lhe proporcionará, mesmo que você não for implementar todas as funcionalidades em uma primeira fase

Vale ressaltar que existem alguns módulos básicos que um sistema ERP em nuvem típico inclui, tais como:

Vendas;
Estoque;
Compras;
Marketing;
Recursos Humanos;
Finanças e contabilidade;
Gerenciamento de estoque;
Gerenciamento da cadeia de suprimentos;
Gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).

Vale citar que você pode não precisar de alguns módulos e pode precisar de outros que não estão listados aqui. Certifique-se de discutir o que está disponível para ter certeza de que está obtendo o melhor sistema para sua inicialização

Além disso, as melhores soluções devem permitir integração com ferramentas de terceiros, com sistemas de apuração de tributos, favorecendo a integridade, a padronização e a eficiência dos processos.

3.) Avalie a escalabilidade

Uma boa solução de ERP para startups deve permitir uma escalabilidade perfeita, para que você não precise se preocupar em não ter espaço suficiente para seus dados quando seus negócios começarem a se expandir.

Embora todos os sistemas ERP em nuvem permitam a escalabilidade, que é um dos principais objetivos dessa tecnologia, nem todos os fornecedores oferecem o mesmo nível.

Por exemplo, alguns fornecedores utilizam sistemas excepcionais para ampliação, mas tendem a cobrar multas muito altas quando se trata de reduzir a escala.

Embora a redução certamente não esteja em sua agenda, você ainda precisa estar preparado para qualquer imprevisto, e é por isso que você deve garantir que o fornecedor escolhido ofereça um sistema que possa expandir e contrair de acordo com a demanda.

Caso a sua estratégia seja escalar globalmente, certifique-se que o sistema esteja preparado para atender outros países, seja na operação ou no atendimento ao fisco local.

4.) Valorize a segurança de dados

Atualmente, a segurança dos dados é uma das preocupações mais importantes para, literalmente, todas as organizações empresariais.

Você precisa não apenas proteger informações confidenciais sobre sua empresa, mas também garantir a segurança dos dados pessoais de seus clientes, agora que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) está em vigor.

Portanto, ao avaliar as soluções de ERP para sua startup, certifique-se de que os prováveis fornecedores possuem um conjunto de soluções de segurança da informação capazes de oferecer proteção às informações da sua empresa.

Você também deve verificar as opções de recuperação de dados, para ter certeza de que suas informações importantes podem ser facilmente recuperadas caso algo aconteça.

5.) Verifique as opções de personalização

A primeira pergunta a se fazer é:

Fornecedor, eu tenho autonomia para personalizar, customizar, integrar e modicar o sistema sozinho? Ou seja, sem depender de consultoria, caso essa seja a minha estratégia?

A resposta dessa pergunta vai certamente te dar visão do quanto você estará “preso” ao fornecedor ou consultoria atual. Lembre-se: o sistema não pode ser o limitador de crescimento da sua empresa, mas sim um facilitador para escalabilidade do seu negócio.

Quando você é uma startup, a facilidade de personalização é importante. À medida que você cresce, provavelmente haverá processos, departamentos ou módulos que você desejará mudar.

Os melhores fornecedores oferecem recursos para personalizar seu ERP que você pode implementar com muita facilidade, mesmo quando integra seu sistema com softwares de terceiros.

6.) Escolha um fornecedor confiável

Esse é outro fator muito importante que você deve considerar na hora de escolher o melhor ERP para startups.

Você precisa ter certeza de que o fornecedor escolhido é realmente confiável e fornecerá o software que trará benefícios reais para sua empresa.

A melhor maneira de verificar a credibilidade e confiabilidade de um fornecedor é verificar sua reputação e longevidade no mercado.

Aqui vai uma dica: Dê preferência a um sistema que você não dependa exclusivamente de uma única empresa para comprar serviços.